Esta política aplica a accionistas, clientes, miembros de junta directiva, candidatos en proceso de selección, colaboradores, empleados, socios comerciales, contratistas, proveedores de bienes y/o servicios y en general terceros que tengan relación directa o indirecta con INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. Los lineamientos que conforman esta política aplican para todos los procesos (internos/externos) y a las plataformas (servidores, portales web, sistemas operativos, bases de datos y aplicaciones) que manejan información personal de clientes, corporativos y no corporativos y los diferentes canales dedicados a su atención, así como a sus empleados y proveedores, quienes también son responsables de implementar sus propios procedimientos en aras de dar cumplimiento a las políticas fijadas.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Organización: Para los efectos de este documento, se entenderá como organización al tratante de los datos, que en este caso será INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Empleados. Terceros con los que la empresa tenga relación. Entes externos.

Constitución Política de Colombia, artículo 15, que define el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para: “conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.” Ley 1266 de 2008, artículos 2, 4, 5, 6, 7, 16, que contiene las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales. Ley 1581 de 2012, artículos 4, 9, 11, 12, 15, en la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decretos 1377 de 2013, artículos 4 y 11 y Decreto 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015) Ley 1712 de 2014, por medio del cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional. Todas aquellas normas que regulan la materia.

• En cumplimiento a las disposiciones legales, en especial a lo referido en el numeral 5 de esta política (marco normativo); INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., consciente de la responsabilidad que se tiene respecto al Tratamiento de Datos Personales, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización expresa sobre la información que se haya recogido en las bases de datos manejada por INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., en la que se ha recopilado la información personal para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.

• Con el propósito de cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la protección de datos personales, INFINIVIRT ha formulado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS. Esta política es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que realicen el tratamiento de datos personales almacenados en las bases de datos de la Organización. Su objetivo es proporcionar las pautas esenciales necesarias para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en esta materia.

• INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. desea comunicar a todos los interesados que los datos personales recopilados en el contexto de las operaciones solicitadas o llevadas a cabo con la Organización serán manejados de acuerdo con los principios y deberes establecidos en la ley 1581 de 2012, así como en otras normativas relacionadas con esta temática.

• Con el fin de brindar la información necesaria para los propósitos pertinentes, los siguientes son los datos de contacto de la Organización:

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a las diferentes partes interesadas, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de INFINIVIRT TECHONOLGIES S.A.S., para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

Los siguientes son los principios que rigen el tratamiento de datos en la Ley 1581 del 2012 a los que INFINIVIRT TECHONOLGIES S.A.S. se acoge:

• Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de Libertad: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de Veracidad o Calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de Seguridad: La información personal sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

Toda persona que suministra sus datos personales INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S, por cualquier medio, lo hace voluntariamente y por la necesidad de obtener un servicio, presentar o recibir una propuesta de servicios, presentar una queja o reclamo, participar en un proceso de selección, acceder a los sitios o aplicativos webs, o para ingresar a las instalaciones de la Organización, entre otras situaciones y/o actividades. Lo anterior significa que INFINIVIRT TECHONOLGIES S.A.S. podrá capturar sus datos personales con la debida autorización

En este sentido, los datos personales que recolecta, almacena, usa o suprime INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. en sus bases de datos, se utilizarán única y exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y no serán cedidos a terceros para fines distintos, sin la debida autorización del titular de la información.

En todo caso, para el almacenamiento y uso de la información personal, INFINIVIRT

TECHONOLGIES S.A.S. se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y todas aquellas que regulen la materia, teniendo en cuenta que toda persona tiene derecho a conocer, rectificar y actualizar la información que la Organización registre en las bases de datos o archivos susceptibles de tratamiento.

En general, el tratamiento de los datos sensibles que sean recolectados por INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., se hará de conformidad con lo establecido en el título III de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la desarrollen o complemente.

La información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan, siguiendo lo establecido en esta política, podrán suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares o sus representantes legales.

• A las Organizaciones públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

El tratamiento que realizará INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales con la información personal será el siguiente:

• Recopilar información de asistentes a eventos, cursos, capacitaciones y cualquier otra actividad desarrollada por la Organización o en las que ésta participe.

• Convocatorias relacionadas con ofertas de empleo, comerciales, licitaciones, entre otros actos que incluyan información personal y/o comercial.

• Administrar, gestionar y evaluar los servicios presenciales o virtuales ofrecidos por la Organización.

• Enviar información relacionada con los servicios, la gestión y los resultados de la Organización.

• Atender y evaluar la satisfacción de los usuarios frente a las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias presentadas.

• Consolidar y analizar datos estadísticos cualitativos y cuantitativos de acuerdo con los requerimientos de política pública.

• La recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, actualización y gestión de los datos personales recopilados por INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., se realizará en ejercicio de sus funciones legales.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos contenidos en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, a saber:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y, en consecuencia, todas sus dependencias y procesos, como encargadas del tratamiento de los datos personales, cumplirán los deberes establecidos en el artículo 17º de la Ley 1581 de 2012 a saber:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y la Procuraduría General de la Nación.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular, la Política de Tratamiento de Datos, INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tal política.

El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de la política de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la página web de la Organización.

• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.

• Los derechos que le asisten al titular.

• Los mecanismos dispuestos por la Organización para que el titular conozca la Política de Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad.

• Información sobre consulta y acceso a la Política de Tratamiento de Datos.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización del titular, sin embargo cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización del titular de los datos, por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de validar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos no hubieran sido empleados para dichos fines.

Teniendo en cuenta que, por seguridad física de las instalaciones de la Organización, se requiere que los empleados de la Organización suministren datos sensibles (datos dactiloscópicos) al ingresar a las instalaciones, la Organización y la Propiedad Horizontal en la cual se encuentra la oficina solicitan a los mismos la autorización para el tratamiento de los datos personales, para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización, se entiende otorgada de manera expresa y mediante el registro de la huella digital en la base de datos de la Organización y de la Propiedad Horizontal.

Cada vez que un usuario acceda a los sitios y/o aplicativos webs de INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., tal acceso se considera como una aceptación tácita de esta política, por medio de la cual autoriza a la Organización para que lleve a cabo el tratamiento de los datos personales consignados al momento de registrarse en dichos sitios y/o aplicativos, presentar una PQRSD y acceder a los mecanismos de interacción que ofrece la Organización en la prestación del servicio a los ciudadanos. En todo caso, en el portal web de la Organización y en los aplicativos respectivos se publicará el aviso de privacidad correspondiente.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. dará aplicación al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012,

así:

• Los titulares, o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., quien suministrara toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

• La consulta se formulará a través de los correos electrónicos info@infinivirt.com y/o legal@infinivirt.com y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de esta. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En todo caso, el suministro de la información solicitada estará sujeta a lo establecido las tablas de retención documental según el Control de Registros de la Organización y, en general, según lo establecido en el título III de la Ley 1712 de 2014.

El Titular o sus representantes, que consideren que la información contenida en una base de datos bajo la responsabilidad de INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las reglas establecidas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a saber:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos

(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de este, los respectivos datos personales.

Para tal efecto, se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, que permitan el acceso del titular a los datos personales, tales medios serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., como responsable del tratamiento de los datos, de acuerdo con las solicitudes que reciba de los Titulares de los datos, estudiara la necesidad de rectificar, actualizar y suprimir, la información que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en esta política, para lo cual allegará la solicitud a los correos electrónicos info@infinivirt.com y/o legal@infinivirt.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición. Los empleados podrán remitir sus solicitudes al correo electrónico: recursoshumanos@infinivirt.com.

Los titulares de la información personal podrán ejercer sus derechos (revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o actualizar, rectificar o suprimir alguno de ellos) en cualquier momento, a través de los siguientes mecanismos:

• Oficina: Ubicada en la Carrera 43A # 9 Sur-91, Ofc. 1107 (Centro Empresarial Las Villas)

– Medellín, Antioquia, Colombia.

• Sitio Web: https://infinivirt.com/

• Correo electrónico: info@infinivirt.com y/o legal@infinivirt.com

- Teléfono: (+57) 604 – 204 0664

- Celular: (+57) 316 740 5716

En todo caso de deberá dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el art. 15 de la ley 1581 de 2012. Para ello INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. pondrá a disposición del titular los correos electrónicos info@infinivirt.com y/o legal@infinivirt.com.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S., está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, adulterar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con controles de acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgo de seguridad. Así mismo todos los colaboradores están sujetos a la Política de Seguridad Informática, la cual establece la forma de correcta de identificación, uso, administración y responsabilidad de la información y su confidencialidad.

Además, la Organización divulgará y socializará las obligaciones que tiene en relación con el tratamiento de datos personales y cuya finalidad es propender por una cultura en privacidad de la información, atendiendo a los lineamientos sobre el tratamiento de la información establecida en la normativa vigente.

INFINIVIRT TECHNOLOGIES S.A.S. tiene implementado un sistema de seguridad perimetral “Firewall” que permite proteger la red de las amenazas provenientes de la red interna o externa y salvaguardar la información.

La presente Política para el Tratamiento de Datos rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través de la página web https://infinivirt.com/, y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Así mismo, la Organización podrá modificarla a su libre elección y en cualquier momento.

Todos los cambios, modificaciones y actualizaciones que se lleven a cabo, entrarán en vigor una vez sean publicados en la página web de la organización.

Cada vez que un usuario acceda a los sitios y/o aplicativos webs de la Organización, será considerado como una aceptación tácita de esta política y cualquiera de las modificaciones que se le hagan.

La vigencia y conservación de las bases de datos de la Organización será por un término indefinido, sin perjuicio de lo establecido en las disposiciones legales.

La presente política se regirá por las leyes de la República de Colombia y las demás disposiciones vigentes sobre la materia.

El titular no podrá exigir ante la Organización o ante una autoridad judicial o administrativa, la aplicación de condición, norma o convenio que no esté expresamente incorporado en la presente política.

En caso de que alguna de las disposiciones de esta política pierda vigencia u obligatoriedad, las demás disposiciones se mantendrán vigentes, serán vinculantes y producirán efectos.

La competencia para dirimir los conflictos legales o judiciales recaerá en los juecescompetentes en Colombia.

La presente política se complementa con los siguientes documentos

• Política de Privacidad.

• Acuerdos de Confidencialidad (manejados de forma interna por la Organización)